Tampon de comptabilité
Tampons de comptabilisation - Tampons de formulaire utiles
Les tampons de comptabilisation facilitent la collecte d'informations essentielles en imprimant une sorte de "formulaire" sur les documents et papiers. Les informations spécifiques qu'un tampon de comptabilisation reflète dépendent toujours de l'utilisation réelle. Ces informations peuvent par exemple inclure la date d'entrée, un numéro de paiement ou de compte, un numéro de téléphone, le centre de coûts concerné, un compte, un contre-compte, un numéro de projet et un champ de signature. Le type de tampon choisi dépend également de ces informations.
Domaines d'application des tampons de comptabilisation
Parce que la plupart des processus dans les bureaux, cabinets et comptabilités sont adaptés aux besoins de l'entreprise et donc personnalisés, les tampons de comptabilisation sont généralement configurés selon les souhaits du client. Le client peut donc définir librement la taille et le contenu de la plaque de tampon. Étant donné que l'impression du tampon de comptabilisation se fait principalement sur la première page du dossier ou du cas, la conception doit toujours prendre en compte le processus de traitement dans l'entreprise. Le gestionnaire peut alors voir immédiatement où en est le traitement, ce qui lui permet de traiter rapidement le dossier et de le transmettre au collaborateur responsable suivant.
Quels tampons entrent dans la catégorie des tampons de comptabilisation ?
Le tampon de comptabilisation n'est cependant pas utilisé comme un simple tampon de réservation. Il existe également des tampons simples tampons de date et d'autres tampons d'entreprise. Les tampons de date, par exemple, sont utilisés comme tampons d'entrée pour les documents et les supports soumis. La plaque de tampon peut inclure un texte court comme « Entrée » et un champ de signature, ainsi qu'une date modifiable. Les autres domaines d'application incluent également les bureaux de poste, les entreprises de logistique et les entrepôts, où la réception des marchandises est enregistrée à l'aide d'un tampon de réservation.
Tampons de comptabilisation configurables
La taille d'un tampon de comptabilisation dépend de la quantité de texte souhaité et des ajouts possibles tels que des tableaux ou des champs spéciaux pour les notes. Les informations suivantes peuvent être enregistrées sur les plaques de tampon :
- Compte
- Contre-compte
- Centre de coûts
- Responsable des coûts
- Montant
- Date
Le tampon de comptabilisation est utilisé pour préparer la véritable réservation, raison pour laquelle le compte et le contre-compte sont d'une importance capitale. D'autres données pertinentes pour la réservation sont le centre de coûts et le responsable des coûts, afin que le montant puisse être correctement attribué.
Il existe des tampons de comptabilisation dont le contenu ne peut plus être modifié par la suite, car le corps du tampon et la plaque de tampon sont reliés de manière indissoluble. Cependant, certains modèles, comme ceux de la Trodat Printy Line ou de Colop, offrent la possibilité de changer la plaque du tampon, permettant au corps du tampon d'être utilisé à différentes fins. La seule condition est que les différentes plaques de tampon aient la même taille et la même constitution.
Si vous optez pour des tampons de comptabilisation avec plaque de texte fixe, une planification précise doit être effectuée au préalable. Le tampon doit être soigneusement adapté aux processus de travail individuels de l'entreprise et contenir toutes les informations nécessaires. Il est également important de considérer le futur domaine d'application au sein de l'entreprise.
Formes du tampon de comptabilisation
Un tampon de comptabilisation ou de réservation est disponible dans les versions suivantes :
- Tampon en bois
- Automate à tampon
- Tampon sur trépied
La variante classique est le tampon de comptabilisation en bois. Le tampon en bois nécessite un coussin encreur sur lequel il doit être appuyé avant d'être imprimé, afin d'absorber l'encre. Les coussins encreurs sont disponibles dans de nombreuses variantes de couleurs. Cela permet d'assigner des priorités supplémentaires au tampon. Le tampon en bois fait partie des formes de tampon qui ne peuvent pas être configurées par la suite. Il est donc important de concevoir soigneusement la plaque de texte.
L'automate à tampon est généralement en plastique et est donc léger et maniable. Le coussin encreur est intégré au tampon et peut être facilement remplacé par un coussin de rechange après de nombreuses utilisations. La variété des couleurs est également offerte ici.
Tampons sur trépied pour la comptabilisation
Un tampon sur trépied est particulièrement adapté à un usage fréquent, par exemple dans les administrations, au guichet d'une banque ou dans la logistique. Les modèles de Trodat Printy et Colop sont généralement dotés de renforts en métal, ce qui les rend particulièrement stables. Les tampons Trodat Printy peuvent également inclure, en plus de la plaque de tampon personnalisée, une date réglable. Pour éviter une impression incorrecte de la direction du texte, chaque tampon de comptabilisation est équipé d'un marquage clair ou d'une fenêtre de visualisation.
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Synonymes :
- Tampon de réservation
- Tampon de comptabilité
- Tampon de coût
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