Che si tratti di un sigillo ufficiale, di un timbro di ricezione o di un timbro di registrazione: le possibilità di utilizzo dei timbrie ufficiali sono molteplici. I notai, ad esempio, utilizzano i sigilli ufficiali per autenticare documenti o per registrare atti. I timbri di sigillatura vengono utilizzati per la chiusura di spazi. La numerazione continua dei documenti viene invece effettuata da molte autorità tramite timbri di numerazione. Anche i semplici timbri di ricezione possono fungere da timbri ufficiali o timbri di ufficio a fini di prova per garantire il rispetto di una scadenza.

I timbri ufficiali possono essere realizzati in legno, plastica o metallo. Mentre la maggior parte dei timbri in legno richiede un cuscinetto per timbri separato, l'inchiostro e il cuscinetto sono integrati nella scocca degli timbri autoinchiostranti. Per la produzione di timbri ufficiali utilizzati su documenti legalmente validi e ufficiali o per l'autenticazione ufficiale, è necessaria una certificazione ufficiale.

Sigilli ufficiali tondi sono generalmente realizzati in legno, rigorosamente secondo direttive stabilite dalla legge, nelle quali sono specificati sia il diametro che il tipo di carattere. I sigilli ufficiali possono essere utilizzati esclusivamente da persone autorizzate, come notai, esperti, poliziotti e ufficiali giudiziari. Pertanto, questi timbri ufficiali sono numerati in modo che il titolare del timbro possa essere identificato senza ambiguità, se necessario.

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