Kontierungsstempel
Kontierungsstempel - Praktische Stempel für Formulare
Kontierungsstempel unterstützen die präzise Dokumentation wesentlicher Daten, indem sie auf Formulare und Dokumente aufgedruckt werden. Die spezifischen Informationen, die ein Kontierungsstempel enthält, hängen vom jeweiligen Verwendungszweck ab. Dazu können Angaben wie das Eingangsdatum, eine Zahlungs- oder Sachnummer, eine Telefonnummer, die zugehörige Kostenstelle, ein Konto, ein Gegenkonto, eine Projektnummer sowie ein Feld für Unterschriften gehören. Der Typ des Stempels ist ebenfalls auf diese Informationen abgestimmt.
Verwendungsgebiete für Kontierungsstempel
Weil die Abläufe in Büros, Rechtsanwaltskanzleien und Buchhaltungen oft speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind, werden Kontierungsstempel in der Regel im Kundenauftrag erstellt. Der Kunde hat die Freiheit, sowohl Größe als auch den Inhalt der Stempelplatte festzulegen. Da der Stempel oft auf der ersten Seite eines Dokuments angebracht wird, sollte bei dessen Gestaltung stets der Arbeitsprozess im Unternehmen berücksichtigt werden. Dadurch hat der Sachbearbeiter sofort einen Überblick über den Status der Bearbeitung, was eine zügige Weiterbearbeitung und Übergabe an den nächsten zuständigen Mitarbeiter ermöglicht.
Welche Stempel zählen zu Kontierungsstempeln?
Kontierungsstempel dienen nicht nur zur Buchung; sie umfassen auch einfache Datumstempel und verschiedene Firmenstempel. Datumstempel beispielsweise werden als Eingangsstempel für eingehende Dokumente verwendet, wobei die Stempelplatte einen kurzen Text wie „Eingang“ und ein Unterschriftenfeld sowie ein variierbares Datum enthalten kann. Weitere Einsatzgebiete sind Poststellen, Logistikunternehmen und Lager, in denen mit Buchungsstempeln der Wareneingang dokumentiert wird.
Individuell anpassbare Kontierungsstempel
Die Dimension eines Kontierungsstempels richtet sich nach dem Umfang des gewünschten Textes sowie möglichen Ergänzungen wie Tabellen oder speziellen Feldern für Notizen. Folgende Informationen können auf den Stempeln angegeben werden:
- Konto
- Gegenkonto
- Kostenstelle
- Kostenträger
- Betrag
- Datum
Der Kontierungsstempel dient der Vorbereitung zur eigentlichen Buchung, weshalb die Angaben zu Konto und Gegenkonto besonders bedeutend sind. Weitere wichtige Informationen sind die Kostenstelle und der Kostenträger, um den Betrag zutreffend zuordnen zu können. Einige Kontierungsstempel sind so gestaltet, dass ihre Inhalte nicht mehr verändert werden können, da Stempelplatte und -körper untrennbar miteinander verbunden sind. Andere Modelle, wie die Trodat Printy Line oder Colop, bieten die Möglichkeit, die Stempelplatte auszutauschen, sodass der Stempel für unterschiedliche Zwecke verwendet werden kann. Voraussetzung ist, dass die verschiedenen Stempelplatten dieselbe Größe und Beschaffenheit aufweisen. Bei der Wahl eines Kontierungsstempels mit fester Textplatte ist es wichtig, im Vorfeld eine präzise Planung vorzunehmen. Der Stempel sollte optimal auf die einzelnen Arbeitsabläufe im Unternehmen abgestimmt werden und alle erforderlichen Informationen beinhalten, wobei auch der zukünftige Einsatzbereich berücksichtigt werden sollte.
Varianten des Kontierungsstempels
Kontierungs- oder Buchungsstempel sind in den folgenden Ausführungen erhältlich:
- Holzstempel
- Stempelautomat
- Standstempel
Die traditionelle Variante ist der Holzstempel, der ein Stempelkissen benötigt, auf dem er vor dem Stempeln platziert wird, um die Farbe aufzunehmen. Stempelkissen sind in vielen Farben erhältlich und ermöglichen eine gewisse Flexibilität bei der Priorisierung des Stempels. Holzstempel können nachträglich nicht mehr angepasst werden, weshalb die Gestaltung der Textplatte sorgfältig überlegt werden sollte.
Stempelautomaten hingegen bestehen in der Regel aus Kunststoff, sind leicht und handlich. Das Stempelkissen ist im Gerät integriert und kann bei Bedarf durch ein Ersatzkissen ersetzt werden. Auch hier gibt es verschiedene Farbvariationen.
Standstempel für die Kontierung
Standstempel sind besonders für den häufigen Einsatz geeignet, wie beispielsweise in Behörden, an Bankschaltern oder in der Logistik. Modelle von Trodat Printy und Colop verfügen meist über Metallverstärkungen, die sie besonders robust machen. Trodat Printy Stempel können zudem neben einer individuellen Stempelplatte auch mit einem verstellbaren Datum ausgestattet werden. Um Fehler beim Stempeln zu vermeiden, sind an jedem Kontierungsstempel entweder eindeutige Markierungen oder Sichtfenster angebracht.
Alternative Begriffe:
- Buchungsmarke
- Buchhaltungsmarke
- Kostenmarke
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