Tampon d'entrée
Identification rapide des documents - avec des tampons d'entrée
Tampons d'entrée avec date, parfois appelés tampons d'entrée de courrier, servent à l'identification des documents qui arrivent par courrier, fax ou e-mail au sein d'une autorité, d'une entreprise ou d'une organisation. Ainsi, la date de réception du courrier est toujours vérifiable. En plus de la date, le tampon contient souvent le nom de l’entreprise ou de l’établissement destinataire et parfois également la désignation précise du département dans lequel le document a été reçu.
Tampons d'entrée pour certification
Les tampons d'entrée garantissent que le processus de traitement des courriers entrants reste transparent. Les échéances et les délais de paiement peuvent être mieux suivis et respectés. Au sein des autorités, des études juridiques et des tribunaux, le tampon d'entrée sert également à déterminer si des lettres ont été répondues dans les délais légaux et si les documents ont été livrés dans les délais. Il a donc un caractère de certification.
Quels tampons conviennent comme tampons d'entrée ?
Les tampons d'entrée sont généralement des tampons en métal avec un coussin d'encre intégré, où la date actuelle peut être réglée manuellement (voir par exemple Trodat Printy Dater). D'autres contenus, tels que le nom de l'entreprise, des références à la compétence ou la mention "reçu" sont fixés. Une fenêtre de texte, qui reflète l'empreinte du tampon dans la couleur du coussin d'encre intégré et à taille réelle, permet de distinguer facilement un tampon d'un autre et garantit qu'il est toujours orienté correctement sur le papier.
Pour une utilisation durable sur plusieurs années, les tampons sur socle sont les mieux adaptés. Pour une application mobile, il existe des modèles miniatures. Les entreprises et les autorités avec un fort volume de courrier utilisent souvent également des tampons d'entrée électriques. Ceux-ci tamponnent sur simple pression d’un bouton, avec un réglage automatique de la date préalablement définie.
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